Bei der täglichen Arbeit in Unternehmen fallen viele Dokumente an, welche rechtskonform aufbewahrt werden müssen. Dies sind u. a. Verträge, Rechnungen sowie weiterer Schriftverkehr. Entsprechend wachsen – häufig parallel – analoge und digitale Archive, in denen mal mit mehr und mal mit weniger Systematik Dokumente gespeichert, abgeheftet und verstaut werden. Viele dieser Dokumente müssen vorab die Buchhaltung oder andere Fachabteilungen durchlaufen, verteilt oder postalisch versendet werden.