Bei der Shared Service Organisation gilt es viel zu bedenken

Ursprünglich wurde die SSO von Greg Hackett von der Hackett Group definiert. In dieser Definition ist die SSO eine Organisationsform sowohl für kleinere und größere als auch für nationale und multinationale Unternehmen.

Definition SSO und erstmalige Gründung

So definiert Kagelmann: die SSO als „..... Organisationsansatz zur Bereitstellung von internen Dienstleistungen für mehrere Organisationseinheiten mittels gemeinsamer Nutzung von Resourcen innerhalb einer Organisationseinheit........“  ( Kagelmann S. 49 ). Schulmann et al. warten mit folgender Definion auf: „The concentration of company resources performing like activities, typically spread across the organization, in order to service multiple internal partners at lower cost and with higher service levels, with the common goal of delighting external customers and enhancing corporate value“  ( Schulmann, D. S. et al -1999 – S. 9. )

Erstmalig wurde diese Form der Organisation gegen Ende des vorigen Jahrhunderts durch das Unternehmen General Electric in Florida / USA errichtet. GE errichtete seine SSC als Finacial Shared Service Center. Es waren SSC`s für das Management Interner Dienstleistungen. 

Gründe zur Installation einer SSO Organisation

Zu den Gründen für die Installation zählen unter anderem:

• die Konzentration auf die eigentliche Geschäftstätigkeit
• die Reduktion der Verwaltungskosten
• die Verbesserung der Dienstleistung in Qualität, Genauigkeit und Termineinhaltung
• die Reduktion der Mitarbeiteranzahl und dadurch der Personalkosten
• die Zusammenfassung gleicher Aufgaben
• die Standardisierung der Dienstleistungen

Erwartungen an eine SSO

Desgleichen sind folgende Erwartungen mit einer SSO verknüpft:

• Erhöhung der Produktivität
• Erhöhung der Prozessqualität
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit
• Verringerung der Prozesskomplexität
• Konzentration auf die Kernkompetenz
• Erhöhung der Service Qualität
• Kosteneinsparungen
• Globalisierung
• Synergie Effekte

Bündelung unternehmerischer Aktivitäten (Prozesse)

Durch die Installation einer SSO werden unterschiedliche Geschäftsprozesse gebündelt. Voraussetzung für ein Shared Service Center (SSC) ist eine eigenständige Unternehmenseinheit, die operative Dienstleistungen für andere Unternehmenseinheiten der Gruppe erbringt. Die gemeinsame Nutzung von Ressourcen und Anlagevermögen liegt im Fokus der Gruppe.

Anforderungen an den künftigen Standort

Der künftige Standort hat Anforderungen zu erfüllen, die vorher genauestens geplant werden müssen. Es sind Anforderungen, welche die teilnehmenden Unternehmenseinheiten untereinander abstimmen sollten. So ist beispielsweise zu denken an eine gute Erreichbarkeit, an das Vorhandensein geeigneten Personals, eine gute Infrastruktur, eine vorhandene Örtlichkeit oder eine eventuell vorhandene Büroausstattung.

Bei den letzten zwei Anforderungen ist zu entscheiden, ob ein Neubau und eine neue Büroausstattung in Frage kommt. Nicht zu vergessen ist der Einbezug der IT Anforderungen. Dieses insbesondere, da die Kommunikation mit den Kunden und die effektive Verarbeitung der Kundengeschäftsvorfälle gewährleistet sein muss.

Bereiche, die für eine Übergabe an ein SSC gut geeignet sind

 Die Gruppenmitglieder können folgende Unternehmensbereiche gut an das SSC auslagern:

• Finanz- und Rechnungswesen
• Information Technologie
• Human Resources
• Logistik
• Einkauf

Ausrichtung der SSO Organisation

Das SSC kann verschiedene Merkmale in sich vereinen:

• unifunktional
• multifunktional
• selbständig – unselbständig
• Profit Erzielung – None Profit (Kostendeckend)
• International
• National

Vorteile einer SSO Organisation

Als Vorteile der Installation einer SSO Organisation können gesehen werden:

• die Steigerung der Effektivität
• ein geringerer Personalstand
• die Kostensenkung
• eine einmalige Anschaffung Büroausstattung
• eine Einsparung der Räumlichkeiten

Risiken einer SSO Organisation

Folgende Risiken können bei der Installation einer SSO Organisation auftreten:

• Die erwarteten  Kostensenkungen treten nicht ein
• Es werden im Gegenteil finanziell unerwartete Transaktionskosten fällig, etwa durch Prozesse, die nicht aufeinander abgestimmt sind,
• zu hohe Implementierungskosten 
• die Planung ist zu ungenau (falscher Standort, behördliche Genehmigungen, Personal etc.)
• Qualitativ: Die neue Organisationsform wird nicht akzeptiert, etwa aufgrund folgender Faktoren: Ängste der Mitarbeiter um ihren Arbeitsplatz, ungewollter Ortswechsel, Kompetenzverlust, Machtverlust bei Führungskräften etc.)

• Verlust von Know How (qualifizierte MA wandern ab, Senkung der Prozessqualität)

Beratung und / oder Unterstützung durch:

Michael F. Böhne - BMS – eMail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.  Mobil: + 49 (0)172 291 972 4

Partner im Verbund beratender Unternehmer (VBU)

Lektorat:
Katharina Daniels (Journalistin und Kommunikationsberaterin), Partnerin im VBU (Verbund beratender Unternehmer)

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