Alle relevanten Daten sind im Data Room gut aufgehoben

Was ist das eigentlich - ein Datenraum und wofür dient er? Der Datenraum (Data Room) dient zur Sammlung aller notwendigen Informationen des Unternehmens, die zur ordentlichen und sachverständigen Prüfung notwendig sind.

Was verbirgt sich im Data Room?

Dieser Ort beinhaltet unter anderem Unterlagen, die Aufschluss geben über:

• Die finanzielle Situation
• Die interne und externe Rechnungslegung
• Die rechtliche Situation (vorhandene oder mögliche Rechtsfälle)
• Die Personalsituation
• Den Einkauf
• Den Verkauf und das Marketing
• Behördliche Anforderungen
• Unternehmensrisiken

Wann wird ein Data Room eingerichtet?

Ein Datenraum (Data Room) wird dann eingerichtet, wenn es mehr als einen Interessenten gibt, der die gleichen Informationen prüft oder wenn die Daten geographisch weit auseinander liegen und nicht digital einsehbar sind.

Organisatorische Möglichkeiten zur Unterlagensichtung

Damit die benötigten Unterlagen ohne Verzögerung zur Prüfung bereitgestellt werden können, ist ein Verzeichnis sinnvoll, was an welchem Ort oder in welcher Datei zu finden ist. Es beschleunigt die Herausgabe bzw. das Auffinden der Daten und bedeutet somit auch eine Minimierung des Zeitfaktors.

Welche Dokumente sind im Datenraum vorhanden?

Die Dokumente im Datenraum richten sich nach den Vorgaben der Prüfungskommission, welche die oben genannten Situationen wiedergeben. Als Zeitrahmen werden oft die letzten drei bis fünf Jahre vor und die folgenden drei Jahre nach dem Due Diligence gewählt. Dieses können sein:

• Jahresabschlüsse und Steuererklärungen und -bescheide passend zu den Jahresabschlüssen
• Sämtliche Unterlagen, welche das Personal betreffen (Arbeitsverträge, Beförderungen etc.)
• Informationsmaterial zu den Pensionsplänen
• Kunden- und Lieferantenverträge sowie deren Beziehungen
• Finanzverträge mit Kreditinstituten
• Verträge für Lizenzen, Leasing, Mieten oder Patente
• Behördliche Genehmigungen, Umweltauflagen, Prüfberichte etc.
• Sonstige Dokumente……….

Geheimhaltung von Ergebnissen der Einsichtnahme

Vor der Auswertung der Dokumente ist immer eine Geheimhaltungserklärung (NDA – None Disclosure Agreement) von dem Interessenten zu unterschreiben. In dieser Erklärung wird ebenfalls bestätigt, dass eventuell gemachte Kopien der zur Verfügung gestellten Unterlagen und die gemachten Aufzeichnungen vernichtet werden, sollte ein Vertragsabschluss nicht zustande kommen.

Datenraum am besten außerhalb des Unternehmens

Örtlich ist es sinnvoll, den Datenraum außerhalb des Unternehmens einzurichten, besonders wenn die Mitarbeiter des zu verkaufenden Unternehmens noch nicht über den Verkauf informiert sind. Ein Risiko der Kenntnisnahme von den Prüfungen und somit von den Verkaufsabsichten besteht, wenn der Datenraum in dem zu verkaufenden Objekt eingerichtet wird. Hier bieten sich Lösungen an, die geschäftliche Tätigkeit nicht zu stören und die Geheimhaltung trotzdem zu wahren. Es ist zudem sinnvoll, festzuhalten und zu vermerken, wer wann den Datenraum benutzt hat und eine Aufzeichnung der herausgegebenen Unterlagen bzw. die Einsichtnahme (digital oder physisch) in die Unterlagen erhalten hat.

Kontrolle über den Zutritt zum Datenraum (Data Room)

Um zu vermeiden, dass unbefugte Personen den Datenraum betreten und an nicht öffentliche Informationen gelangen können, ist es ratsam, die Zutrittskontrolle einer Vertrauensperson zu überlassen und Aufzeichnungen zu führen.

Beratung und / oder Unterstützung durch:

Michael F. Böhne - BMS – eMail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.  Mobil: + 49 (0)172 291 972 4

Partner im Verbund beratender Unternehmer (VBU)

Lektorat:
Katharina Daniels (Journalistin und Kommunikationsberaterin)

Photo: Bild von Free-Photos auf Pixabay