Ein Beitrag von Oliver Unterburger
In einem meiner Projekte bei einem Sondermaschinenbau-Unternehmen erfolgte das Projektcontrolling ausschließlich in Excel, obwohl sowohl eine gut konfigurierte Unternehmenssoftware (in diesem Fall SAP) als auch eine sehr gute Projektmanagement-Software im Einsatz waren.
Die Buchhaltung hatte die Aufgabe, jeweils am Monatsanfang für sämtliche laufende Aufträge/Projekte die monatlich auf den jeweiligen Auftrag gebuchten Materialkosten, Konstruktionsstunden sowie ggf. anfallende Handelswaren aus der Unternehmenssoftware/SAP in Excel zu erfassen. Konkret bedeutete dies, dass die Mitarbeiter/innen der Buchhaltung sich sämtliche Aufträge/Projekte mit den aufgelaufenen Stunden/Kosten auf Papier ausdrucken mussten und die Werte dann Zeile für Zeile manuell in zahlreiche Excel-Tabellen erfasst haben.
Damit man die entsprechenden Excel-Auswertungen auf DIN A4 quer ausdrucken konnte, gab es für jedes Projekt mehrere Excel-Tabellenblätter, die mit Formeln miteinander verknüpft waren. Dies hat nicht nur zu zahlreichen Missverständnissen, sondern auch dazu geführt, dass zum Jahreswechsel nochmals die Tabellenblätter für jeden Auftrag manuell angepasst werden mussten.
Mit dieser Lösung hätte man grundsätzlich leben können. Der große Nachteil dieses Vorgehens bestand aber vor allem darin, dass bei Projektbesprechungen die Daten immer mehrere Tage/Wochen alt waren, man also nie den aktuellen Stand hatte. Die Projektmanager sollten für jedes ihrer Projekte wöchentlich aktuelle Prognosen abgeben, hatten aber z. T. Werte, die bereits 1-3 Wochen zurücklagen. Je nachdem, wie schnell der Projektfortschritt war, wurden die Prognosen sehr schnell wieder von der Realität überholt.
Bei den Außenmontagen der Maschinen bei Kunden weltweit wurde es noch schwieriger. Die dort geleisteten Stunden wurden auf Papier erfasst, vom Kunden abgezeichnet und dann bei größeren Entfernungen z. T. mit mehreren Wochen Verzögerung als Papier-Belege in der Buchhaltung abgegeben. Somit hatte der Aufwand bei der Außenmontage einen noch wesentlich größeren zeitlichen Versatz und konnte umso schwieriger aktuell prognostiziert werden.
Wir haben dann in der Unternehmenssoftware/SAP von IT-Experten mit vergleichsweise geringem Aufwand ein Projektcontrolling-Dashboard erstellen lassen, bei dem man sich jeden Auftrag in Echtzeit(!) auf dem Bildschirm anzeigen lassen konnte. Die Plankalkulation musste einmalig in der Software erfasst werden, danach wurden auch die Prognosen von den Projektmanagern nicht in Excel-Dateien, sondern direkt in die Unternehmenssoftware eingegeben. Man hatte sofort eine Abweichungsanalyse mit Echtzeit-Daten.
Weiterer Vorteil: Das zeitraubende Erfassen der im Vormonat aufgelaufenen Materialkosten, Konstruktionsstunden, Handelswaren-Kosten und Außenmontage-Stunden/Reisekosten in Excel war nicht mehr nötig. Da diese in der Unternehmenssoftware direkt auf den jeweiligen Auftrag/das jeweilige Projekt gebucht wurden, waren diese dort in Echtzeit sichtbar.
Jeder berechtigte Mitarbeiter (Geschäftsführer, Technischer Leiter, Projektmanager, Controller, Buchhaltung) konnte jederzeit in Echtzeit alle aufgelaufenen Kosten (Materialkosten und Stunden) aufrufen und sich auch die aktuellen Prognosen der Projektmanager dazu anzeigen lassen. Nur die Außenmontagen hatten noch eine zeitliche Verzögerung, da diese immer noch auf Papier erfasst wurden. Hier wäre es aber möglich gewesen, die Mitarbeiter mit einem Laptop oder Tablet auszustatten, um diese Daten papierlos direkt in der Unternehmenssoftware zu erfassen. Dann wären auch diese Daten in Echtzeit verfügbar gewesen. Dazu wollte sich die Geschäftsleitung im ersten Schritt noch nicht durchringen.
Der größte Vorteil: Bei den Materialkosten konnte in der Unternehmenssoftware von einem Gesamtbetrag direkt in die entsprechenden Eingangsrechnungen verzweigt werden. Man konnte sich, insbesondere bei Fragen während einer Projektcontrolling-Besprechung, direkt die eingescannten und von den Verantwortlichen abgezeichneten Rechnungsbelege anzeigen lassen. So konnten Missverständnisse und evtl. Buchungsfehler sofort analysiert und geklärt werden.
Ein wesentlicher Fortschritt auf ganzer Linie.
Wenn Sie den Eindruck haben, dass auch in Ihrem Unternehmen das Projektcontrolling in Zukunft nicht mehr in Excel, sondern eher direkt in einer Unternehmenssoftware abgebildet werden sollte und Sie Wert auf den „Blick von außen“ legen, sprechen Sie mich gerne an.
Ich freue mich auf unseren Austausch.
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Oliver Unterburger – CONSULTING
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