In einem meiner Projekte bei einem produzierenden Unternehmen war die Geschäftsleitung mit den aktuellen Umsätzen sowie dem Umsatz-Forecast für die nächsten 12-18 Monate sehr unzufrieden. Ich wurde daraufhin beauftragt, ein zielgerichtetes und zukunftsorientiertes Vertriebscontrolling aufzubauen.
Im ersten Schritt habe ich damit begonnen, eine Blaupause für ein entsprechendes Controlling bzw. Reporting aufzubauen. Es ging um eine Vergangenheits-, Gegenwarts- und Zukunftsbetrachtung. Wichtig war dabei auch, die Prognosen der Verkäufer aus der vorangegangenen Woche mit den aktuellen Prognosen für die nächste Woche abzugleichen (Prognosequalität).
Bei einem Blick in das CRM-System musste ich feststellen, dass es mit der aktuellen Konfiguration gar nicht möglich war, entsprechend strukturierte Daten abzurufen. Außerdem waren die Daten in vielen Fällen gar nicht aktuell. Bei einigen Leads lag die letzte Aktualisierung mehrere Monate zurück, zum Teil länger als ein Jahr, insbesondere bei großen Auftragsvolumina.
Jede rein technische Auswertung dieser Daten hätte eine starke Verzerrung der Aussagekraft bedeutet. Ich deshalb vorgeschlagen, die Struktur des CRM-Systems noch einmal neu aufzusetzen und dieses mit aktualisierten Daten zu befüllen. Wir haben dies dann entsprechend umgesetzt.
Das Ergebnis:
Eine sehr strukturierte, ziel- und zukunftsorientierte, außerdem aktuelle und aussagekräftige Vertriebsauswertung. Auf dieser Basis konnte in der wöchentlichen Vertriebssitzung ganz anders diskutiert und argumentiert werden und auch die entsprechenden Forecasts hatten inhaltlich eine weit bessere Qualität, und zwar dauerhaft. Die Mühe hatte sich also wirklich gelohnt.
Warum schreibe ich das?
Die beste Vertriebsauswertung nützt einem nichts, wenn die enthaltenen Daten nicht aktuell und belastbar sind und sich ein verzerrtes Bild der Realität ergibt. Im Zweifel stellt man sich bereits auf Umsätze ein, die aufgrund der aktuellen Situation tatsächlich unrealistisch sind. Dies hilft am Ende des Tages niemandem, weder dem Vertrieb, noch der Geschäftsleitung, noch dem Unternehmen,.
Deshalb sollte jedes CRM-System so konfiguriert sein, dass auch eine aktuelle, konsistente und zukunftsorientierte Vertriebsauswertung möglich ist. Nur so kann der Vertrieb, aber auch das Unternehmen mit den entsprechenden Ressourcen (Beschaffung/Lieferzeiten, Produktionskapazität, Einhaltung von Lieferterminen) erfolgreich gesteuert werden.
Wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihr Unternehmen bei der Konfiguration Ihres CRM-Systems möglicherweise noch „Luft nach oben“ hat und Sie Wert auf den „Blick von außen“ legen, sprechen Sie mich gerne an. Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen.
Kontakt:
Oliver Unterburger – CONSULTING
Beratung für kleine und mittelständische Unternehmen
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