In meinen Projekten werde ich immer wieder beauftragt, eines oder mehrere Probleme zuerst konzeptionell zu lösen, dann bei der konkreten Umsetzung zu unterstützen. In aller Regel handelt es sich um ein Thema in einer bestimmten Abteilung, z. B. Einkauf, Vertrieb, Produktion, Finanzen/Controlling.
Nach relativ kurzer Zeit stellt sich fast immer heraus, dass es nicht nur um dieses eine Thema geht, sondern dass auch die Zusammenarbeit und Koordination mit benachbarten Abteilungen sowohl inhaltlich als auch technisch nicht gut funktioniert. Dies ist den Abteilungen selbst oft gar nicht bewusst, hemmt aber das gesamte Unternehmen zum Teil enorm.
Wir sprechen dann also nicht nur von der einen Abteilung oder mehreren Abteilungen, sondern von den Schnittstellen zwischen den Abteilungen. Nur wenn diese gut funktionieren, kann auch das Unternehmen wirklich gute Leistungen und wirtschaftliche erbringen. Ziel muss es also sein, diese Schnittstellen sowohl technisch als auch inhaltlich gut zu gestalten.
Beispiele:
Budgetplanung:
Hier sollte nicht nur eine Absatz- und Umsatzplanung erfolgen, es sollten auch die entsprechenden Lieferzeiten im Einkauf und die vorhandenen Produktionskapazitäten detailliert betrachtet werden. Bei Lieferungen zum Jahresende und längeren Transportwegen sind auch die Incoterms zu beachten, damit die Umsätze noch im aktuellen Geschäftsjahr verbucht werden können.
Vertrieb:
Der Vertrieb sollte sich sowohl in technischer als auch inhaltlicher Hinsicht immer eng mit Einkauf und Produktion abstimmen, um vor Vertragsabschluss zu prüfen, ob benötigte Bauteile rechtzeitig beschafft werden können und ob die Produktionskapazitäten ausreichen, um versprochene Liefertermine einhalten zu können.
Einkauf:
Im Idealfall sollten sich Einkauf und Produktion eng abstimmen, welche Teile und Komponenten im gesamten Jahr zu voraussichtlich zu welchen Lieferterminen benötigt werden, um mit Lieferanten adäquate Konditionen und Rabatte aushandeln zu können. Wenn es richtig gut funktioniert, kann mit bestimmten wichtigen Lieferanten ein längerfristiges Vertrauensverhältnis aufgebaut werden und eine reine Geschäftsbeziehung wird nach und nach zu einer geschäftlichen Partnerschaft.
Produktion:
Nur wenn aus dem Vertrieb bekannt ist, welche konkreten Produkte zu welchen Terminen benötigt werden, kann eine sinnvolle Produktions- und damit Ressourcenplanung erfolgen. Der Einkauf wiederum muss sicherstellen, dass benötigte Bauteile in der richtigen Reihenfolge und rechtzeitig zu den benötigten Terminen zur Verfügung stehen.
Alle diese Abstimmungen können bei sehr kleinen Unternehmen manuell und „per Zuruf“ erfolgen, je größer das Unternehmen und je komplexer die Produkte, desto eher sollte hier auf Softwarelösungen zurückgegriffen werden. Dies beginnt in der einfachsten Form bei immer wieder aktualisierten Excel-Tabellen, die zur Planung genutzt und den jeweiligen Abteilungen zur Verfügung gestellt werden, im Idealfall auf einer gemeinsamen Plattform, z. B. Microsoft Teams oder einer anderen Kollaborations-Software. Im einfacheren Fall werden diese Dateien per E-Mail versendet.
Noch besser kann dies mit geeigneter integrierter Unternehmenssoftware erledigt werden, bei größeren Unternehmen z. B. mit Microsoft Dynamics oder SAP, bei kleineren Unternehmen oder Unternehmen in sehr spezifischen Branchen auch mit entsprechender branchenspezifischer Software, die es in großer Zahl am Markt gibt. Auch hier sollte bei der Einführung nicht an der Betrachtung und Lösung für entsprechende Schnittstellen gespart werden, dies gilt für die Einrichtungen an sich, aber auch für die Schulungen der Mitarbeiter.
Im Idealfall haben sie dann in Ihrem Unternehmen durch organisatorische oder technische Maßnahmen vergleichsweise ideale Schnittstellen zwischen den Abteilungen, die nicht nur Zeit und Nerven, sondern im Idealfall auch bares Geld einsparen. Nicht nur Ihre Kunden und Ihre Mitarbeiter werden Ihnen eine vergleichsweise reibungslose Abarbeitung von Aufträgen danken, sondern auch Ihre Gesellschafter oder Ihr eigenes Bankkonto, wenn Sie der Eigentümer des Unternehmens sind.
Wenn Sie den Eindruck haben, dass in Ihrem Unternehmen die Organisation und/oder technische Auslegung von Schnittstellen zwischen den Abteilungen verbessert werden sollte und Sie Wert auf den „Blick von außen“ legen, sprechen Sie mich gerne an.
Ich freue mich auf unseren Austausch.
Kontaktdaten:
Oliver Unterburger – CONSULTING
Frankenstr. 50, 95448 Bayreuth
Tel.: 0157 75742240
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