Effizientes Wissensmanagement durch KI-gestützte Chatbots

Von Diana Grillmeier

In einer digitalisierten Arbeitswelt wird der gezielte Umgang mit Wissen zu einem wichtigen Faktor. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, große Mengen an Informationen strukturiert bereitzustellen und für ihre Mitarbeitenden zugänglich zu machen. Künstliche Intelligenz bietet hier pragmatische Lösungen, zum Beispiel durch den Einsatz von Wissensbots. Ein praxisnahes Beispiel ist der KI-gestützte Wissensbot, den wir im Unternehmen EICHNER Organisation GmbH & Co. KG eingeführt haben.

Herausforderung: Wissen gezielt verfügbar machen

Viele Unternehmen verwalten eine Vielzahl an Dokumenten, Anleitungen, Richtlinien und technischen Informationen. Die Suche nach relevanten Daten kostet Zeit und führt oft zu ineffizienten Arbeitsprozessen. Ein KI-Wissensbot schafft Abhilfe, indem er Daten intelligent verarbeitet und in Echtzeit passende Antworten liefert. Statt auf manuelle Recherche angewiesen zu sein, können Mitarbeitende gezielt Fragen stellen und erhalten sofort verwertbare Informationen.

Lösung: Ein leistungsfähiger KI-Wissensbot

Die Kernfunktionen eines KI-gestützten Chatbots umfassen:

• Datenanalyse und -verarbeitung: Der Bot kann verschiedene Dateiformate lesen, strukturieren und relevante Informationen extrahieren.

• Lernfähigkeit: Durch kontinuierliches Training verbessert sich die Qualität der Antworten und der Bot passt sich den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens an.

• Sicherheit und Datenschutz: Besonders in Unternehmensumgebungen ist der Schutz sensibler Daten essenziell. Moderne Wissensbots bieten lokal installierte oder cloudbasierte Lösungen mit sicheren Zugriffsmechanismen.

Erfolgreiche Implementierung bei EICHNER

Das Unternehmen EICHNER Organisation GmbH & Co. KG entschied sich für die Implementierung eines solchen KI-gestützten Chatbots, um interne Prozesse effizienter zu gestalten. Die Lösung wurde gemeinsam mit ProComp entwickelt und als Python-basierte Webserver-Anwendung realisiert. Mitarbeitende können über eine intuitive Benutzeroberfläche Fragen eingeben, die der Bot mithilfe seiner intelligenten Suchmechanismen in kürzester Zeit beantwortet.

Mehrwert für Unternehmen

Ein Wissensbot bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Zeiteinsparung: Mitarbeitende müssen nicht mehr lange in Dokumenten suchen, sondern erhalten sofort präzise Antworten.

• Effizienzsteigerung: Reduzierte Suchzeiten führen zu optimierten Arbeitsabläufen.

• Bessere Einarbeitung neuer Mitarbeitender: Ein digitaler Assistent erleichtert das Onboarding, indem er relevante Informationen strukturiert bereitstellt.

• Wissenssicherung: Durch die zentrale Verwaltung bleibt Unternehmenswissen erhalten und geht nicht mit ausscheidenden Mitarbeitenden verloren.