Ein Beitrag von Rolf Ramacher
Bei der täglichen Arbeit in Unternehmen fallen viele Dokumente an, welche rechtskonform aufbewahrt werden müssen. Hierunter fallen Verträge, Rechnungen und weiterer Schriftverkehr.
Entsprechend wachsen, häufig parallel, analoge und digitale Archive in denen mal mit mehr und mal mit weniger Systematik Dokumente gespeichert, abgeheftet und verstaut werden. Viele dieser Dokumente müssen vorab die Buchhaltung oder andere Fachabteilungen durchlaufen, verteilt oder postalisch versendet werden.
Vereinfachung durch digitale Methoden
Der aktuell häufig strapazierte Begriff der Digitalisierung kann hier tatsächlich Arbeits- und Kostenerleichterung verschaffen. Mit einer digitalen, vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten Signatur können elektronisch neu erstellte, geänderte oder eingescannte Dokumente rechtsgültig gespeichert und das Papieroriginal vernichtet werden.
So wird Digitalisierung auch in Ihrem Arbeitsalltag ankommen platzraubenden Archive ersetzen. Je nach Ablagevariante sind diese digitalen Archive auch durchsuchbar und ersparen Ihnen damit das lästige und zeitaufwendige Ordnerwälzen. Die Übermittlung der Belege an Ihre Fachabteilungen oder Steuerberater kann nun effizient online erfolgen. Fahrten, Porto, Zeitaufwand, Ordner, Regale, Tresore, Raummiete und noch eine Menge anderer Kosten entfallen.
Rechtsgültigkeit digitaler Archive
Doch ist dies rechtsgültig? Ja. Das Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gibt in §126 die Regelungen zur Schriftform vor. Hierbei wird die digitale Signatur der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und ist damit rechtskonform. Für verschiedene Bereiche ist dies in den spezifischen Gesetzen genauer definiert. Für kaufmännische Belege z.B. sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBd) zuständig. Punkt 7. Datensicherheit weist genau darauf hin.
Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) in denen Belege erzeugt werden, können mit einer Signiersoftware alle erzeugten Belege automatisch signieren. Die Ablage in die eigenen Archive kann automatisiert im Hintergrund erfolgen. Je nach vorgesehenem Prozess werden die Daten auch der Finanzbuchhaltung oder dem Steuerberater ohne weiteres Zutun übermittelt.
Prüfung der Gültigkeit
Jetzt ist das Dokument revisionssicher. Sollten nachträglich Veränderungen daran vorgenommen werden, so verliert die Signatur die Gültigkeit. Ein Hinweis beim Öffnen des geänderten Dokumentes macht Sie und den Empfänger auf die Ungültigkeit aufmerksam.
Praxisbeispiel:
Bei einem internationalen Unternehmen wurden das CRM und der virtuelle Drucker mit einer Signiersoftware verbunden. Angestoßen aus dem CRM erzeugt der virtuelle Drucker einen PDF-Beleg, welcher augenblicklich signiert wird. Anschließend erfolgt der Versand an die beim Kontakt hinterlegte Emailadresse. Die versendete E-Mail samt dem signierten Dokument wird anschließend an den Kontakt verknüpft abgelegt.
Förderungen und Umsetzung
Je nach Komplexität der Prozesse sind (wir als) kompetente Partner in der Lage solche Projekte in wenigen Tagen umzusetzen. Ein Aufwand, welcher sich schnell rechnet. Zumal im Rahmen der Digitalisierung Fördermodelle existieren, durch die sich diese Investitionen noch schneller auszahlen.
Aktuell wird in vielen Unternehmen im Home-Office gearbeitet. Daten- und Prozesssicherheit sind eine Grundvoraussetzung für die effiziente digitale Zusammenarbeit. Hierbei ist es unverzichtbar erfahrene Partner zur Seite zu haben, die Ihnen das technische Rüstzeug zur Verfügung stellen können.
Rolf Ramacher
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