In meinen Projekten wird immer wieder die Aufgabe an mich herangetragen, ein Vertriebs-Controlling aufzubauen. Dabei handelt es sich manchmal um ein Startup, häufig aber auch um ein „alt-eingesessenes“ Unternehmen mit einer z. T. 100-jährigen Unternehmensgeschichte.
Der Anlass ist oft ein Wechsel des Geschäftsführers oder des Kaufmännischen Leiters. Ich bekomme dann Aussagen wie „mit den vorhandenen Daten können wir den Vertrieb nicht steuern…“
Ich frage dann einerseits, wie das Vertriebs-Controlling aufgebaut sein soll, welche Struktur zur Steuerung des Vertriebs gewünscht ist, welche KPI’s monatlich oder wöchentlich ermittelt und z. B. in einer Soll-/Ist-Analyse im Vergleich zur Umsatzplanung bzw. Budgetplanung abgeglichen werden sollen. Dabei unterbreite ich auch entsprechende Vorschläge, auch zur (grafischen) Darstellung.
Die „Probleme“ liegen dann aber häufig an ganz anderer Stelle:
- Ist das vorhandene CRM-System (zur Not eine Excel-Tabelle) geeignet, um den Vertriebs-Erfolg überhaupt entsprechend zu messen?
Hier erlebe ich immer wieder, dass das entsprechende Software-Produkt sehr gut geeignet ist, um Leads und Kontakte zu erfassen. Der Aufbau ist allerdings häufig nicht erfolgsorientiert, so dass sich die vorhandene Daten-Struktur nicht so einfach auswerten lässt.Im Ergebnis handelt es sich oft um eine strukturierte Übersicht von Leads des jeweiligen Verkäufers, nicht jedoch um nach KPI’s etc. auswertbare Datensätze.
- Sind die Daten, die dort regelmäßig erfasst werden, dazu geeignet, entsprechende Auswertungen zu erstellen?
Oft erlebe ich es, dass ein hoch professionelles und auch kostenintensives Softwareprodukt zur Anwendung kommt, dass allerdingsdie Konfiguration der Datenstruktur innerhalb dieser Software auch eher an einen eine tabellarische Übersicht der Leadserinnert, die ebenso wenig nach entsprechenden KPI’s auswertbar ist. Dies lässt sich durch eine angepasste Konfiguration der Software allerdings in der Regel beheben.
- Werden die Daten im CRM-System tagesaktuell gepflegt und aktualisiert, sind sie also auf dem aktuellen Stand oder gibt es noch ein „Neben-CRM“ der einzelnen Verkäufer oder der Vertriebsabteilung außerhalb des „offiziellen“ CRM-Systems?
Leider erlebe ich es auch immer wieder, dass die Leads im „offiziellen“ CRM-System des Unternehmens nicht (tages-)aktuell gepflegt sind.Dies erkennt man daran, dass B. das Datum der letzten Änderung sehr weit zurückliegt,manchmal mehrere Monate bis zu einem Jahr, was bei der Kultur der Auftragsvergabe in der entsprechenden Branche eher ungewöhnlich ist.Bei entsprechender Nachfrage bei dem jeweiligen Verkäufer wird einem dann immer wieder erklärt, die Daten im „offiziellen“ CRM-System des Unternehmens seien z. B. aus Zeitmangel o. ä. nicht aktualisiert worden.
Bei der Nachfrage nach den tatsächlich aktuellen Daten werden einem dann eine oder mehrere Excel-Tabellen zur Verfügung gestellt, die der jeweilige Verkäufer in seinem eigenen Dateiordner verwahrt.Diese sind dann aber weder für die Geschäftsleitung noch für die kaufmännische Abteilung/das Controlling sichtbar. Somit können keine wirklich aktuellen und belastbaren Auswertungen erstellt werden.
Im Ergebnis besteht die Gefahr, dass man entweder Vertriebs-Auswertungen erstellt, die keine belastbaren Daten haben bzw. nicht gerade aussagekräftig für den zu erwartenden Vertriebs- und Umsatzerfolg sind. Dies kann zu einer zu optimistischen, aber auch einer zu pessimistischen Erwartungshaltung für zukünftige Umsätze führen.
Darüber hinaus geht im Zweifel die Möglichkeit verloren, bei zu geringem Vertriebserfolg mit entsprechenden Aktivitäten gegenzusteuern, um die gesteckten Verkaufs- und Umsatzziele doch noch zu erreichen. Das beste und umfassendste Vertriebs-Controlling nützt einem also wenig, wenn die Daten nicht ausreichend aktuell, aussagekräftig und belastbar sind.
Wie geht man damit um?
Sorgen Sie bei Einführung eines neuen CRM-Systems dafür, dass die o. g. Punkte erfüllt sind, dass also
- das CRM-System (zur Not eine Excel-Tabelle), das Sie im Einsatz haben, geeignet ist, um den Vertriebs-Erfolg entsprechend zu messen
- die Daten, die dort regelmäßig erfasst werden, dazu geeignet sind, entsprechende Auswertungen zu erstellen
- die Daten in Ihrem CRM-System tagesaktuell gepflegt und aktualisiert, also auf dem aktuellen Stand sind und es kein „Neben-CRM“ der einzelnen Verkäufer oder der Vertriebsabteilung außerhalb des „offiziellen“ CRM-Systems gibt
Im Idealfall erhalten Sie dann nicht nur ein aussagekräftiges Vertriebs-Controlling, mit dem Sie Ihren Vertrieb, Ihre (potentiellen) Umsätze und damit auch Ihr Unternehmen optimal steuern können, sondern zusätzlich eine erhebliche Steigerung Ihrer Unternehmensperformance, also der gesamten Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens.
Wenn Sie mehr zu diesem und ähnlichen Themen erfahren möchten, können Sie gerne an meinem Online-Seminar „Das 100%-Unternehmen“ am 28.02.2024 um 15 Uhr teilnehmen.
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Oliver Unterburger – CONSULTING
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