Ehrliche Antwort: Ja und Nein! Es ist eine Frage der Erwartung dessen, was das Unternehmen braucht - in Verbindung mit den zu berücksichtigenden Kosten. Welche Menge an Daten soll über die Lösung realisiert werden? Wie sollen Informationen für Mitarbeiter zugänglich sein, wie kann die Lösung in die vorhandene Umgebung eingebunden werden?
Begriffsklärung - was ist eine Cloud-Lösung?
Nun, Cloud ist ein kaufmännischer Begriff und somit eher eine Umschreibung. An sich meint Cloud einen Serverdienst, den Benutzer über das Internet erreichen können. Wo dieser Server steht, ist somit nicht konkret festgelegt. Eine Cloud-Lösung kann in der eigenen Unternehmung stehen, dort wie ein lokaler Server benutzt werden - und wenn der Mitarbeiter unterwegs Informationen braucht, ist es ein über das Internet erreichbarer Server - eben eine Cloud-Lösung. Streng genommen handelt es sich in der Regel nicht einmal um einen Server,sondern eher um einen Server-Dienst, aber das würde an dieser Stelle zu weit führen.
Welche Dienste können über das Internet genutzt werden?
Ohne überhaupt darüber nachzudenken, benutzen sicher viele seit Jahren schon einen Dienst, ohne diesen jemals mit dem Begriff Cloud in Verbindung zu bringen. Es handelt sich um Mail. Mailserver müssen grundsätzlich aus dem Internet erreichbar sein, sonst würde die Kommunikation ja nicht funktionieren. Ebenfalls noch oft, allerdings schon nicht mehr so selbstverständlich, werden Kalender (calDAV) und Adressbücher (cardDAV) benutzt. Diese gehören schon eher zu den Cloud-Diensten, zumindest werden sie als solche wahr genommen. Schlussendlich die vermutlich bekanntesten dürften aktuell Chat- und Datendienste sein. WeTransfer, Dropbox, Slack, Teams, Zoom sind nur einige davon, jedoch nicht mal im Ansatz alle, die es gibt.
Wie ist ein solcher Server beschaffen?
Auch dazu gibt es keine verbindliche Antwort. Es kann ein NAS, ein im Internet gemieteter Server oder vielleicht ein eigener dedizierter Server in der Unternehmung sein - alles ist denkbar. Im Wesentlichen hängt das nur vom möglichen Investment und den Möglichkeiten ab, die ein solches System haben soll.
- Eigene Serversysteme (auf Windows- oder Linux-Basis) sind skalierbar, an unterschiedliche Bedürfnisse gut anzupassen und haben somit keine Grenzen in der Einsatzart. Möglich sind damit Benutzer-Berechtigungen, welche über einen einzelnen Server hinaus gehen oder redundante Speichersysteme. Also eine zentral verwaltete Umgebung, um den Arbeitsaufwand so effektiv wie möglich zu gestalten. Allerdings ist ein solches System mit einem höheren Anfangsinvestment verbunden. Für Datensicherheit und Pflege des Systems muss der Unternehmer dabei selbst sorgen.
- NAS-Systeme sind ebenso eine Art eigenes Serversystem. Zu bedenken ist dabei allerdings, dass solche Server einen begrenzten Funktionsumfang haben. Das jeweilige NAS-Betriebssystem oder dafür entwickelte Plugins geben vor, was damit realisierbar ist. Bekannte Hersteller in dem Bereich sind z.B. QNAP oder Synology, aber auch Openmediavault oder FreeNAS (seit kurzem TrueNAS Core) sind Lösungsansätze. Letztere sind frei verfügbar und können somit ein interessanter Ansatz gerade für kleinere Unternehmen sein. Für Sicherung und Wartung muss natürlich auch hier wieder das Unternehmen aufkommen.
- Der gemietete Server als schlussendliche Möglichkeit: Sicherlich der geringste Einstieg, wenn man das Investment betrachtet. Allerdings haben solche Lösungen nicht nur Vorteile. Zuerst mal die Vorteile - das Unternehmen muss keine Hardware anschaffen, somit diese auch nicht warten oder aktuell halten. Dafür entstehen also keine Kosten. Nun ist die Frage, welche Dienste in der Firma gebraucht werden. Dedizierte Server eignen sich gut, um Mailserver, Webserver und Cloud-Datendienste zu realisieren. Fileserver Benutzer-Verzeichnisse und ähnliches dürften damit jedoch schwerer zu realisieren sein. Sicher ein Active Directory (Microsofts Benutzerverzeichnis) ließe sich so auch aufsetzen. Dennoch ist es vermutlich einfacher, dies in einer lokalen Umgebung zu installieren. Dasselbe dürfte für File-Server gelten. Durch die tägliche Datenbewegung kann das schnell recht teuer werden, denn wie schon erwähnt Traffic kostet bei solchen Lösungen.
Tipp: Kombinationen aus externen und internen Lösungen
So bieten sich in der Regel je nach Firmengröße und Anforderungskatalog Stufenmodelle oder gar Kombinationen aus externen und internen Lösungen an. Als kleines Unternehmen mit geringem Budget kann man seine Arbeits-Daten lokal halten. Um diese dann unterwegs zur Verfügung zu haben, kann ein Cloudserver entweder manuell mit Dateien bestückt werden - oder eine Automatisierung erledigt das in einem vorher festgelegten Rythmus für den Anwender.
Mails kann man durch den Anbieter der Webseiten-Domain erledigen lassen, Kalender, Adressbücher können z.B. durch eine own- oder Nextcloud freigegeben werden und ähnliches mehr. Denn es gibt noch viele weitere Kommunikations- oder Dokumentations-Kanäle, welche sich öffentlich oder mit eigenen Mitteln abbilden ließen.
Mit kleinen Lösungen beginnen, sehen wo sich die Unternehmung hin entwickelt und diese Lösungen dann weiter entwickeln: So sieht der Plan für die meisten kleinen Firmen aus. Daraus dürfte schon zu erkennen sein, dass ein überschaubares Budget nicht bedeuten muss, dass Kommunikation auf einem niedrigen Niveau stattfinden muß.
Möglichkeit sowie Rentabilität für Unternehmen...
Schlussendlich noch die kaufmännische Betrachtung des Sachverhaltes Cloud, Server und wie sich kleine und mittlere Unternehmen aufstellen können.
Allem wirtschaftlichen Denken ist eins gemein - was kostet eine Lösung und kann ich diese schlussendlich gewinnbringend einsetzen. An der Stelle ist es egal, ob Bigplayer oder KMU. Allein die Menge der Mittel, welche eingesetzt werden können unterscheidet sich.
Kommunikation per Mail oder USB-Sticks ist zwar eine Möglichkeit, jedoch in der Regel nicht immer effizient. Mailanhänge blähen Postfächer auf – die dann langsamer reagieren oder Sicherungen aufblähen, USB-Sticks gehen ab und an auch mal kaputt, verloren oder funktionieren simpel einfach nicht. Tatsache ist, intuitives Arbeiten geht anders...
Daten in einem Datenspeicher, der zugriffsgeschützt durch einen Mitarbeiter-Profil ist, verliert keine Daten und die Daten sind nebenbei auch noch sicher vor Angreifern. Wenn eine Internetverbindung besteht, kann jederzeit online auf Informationen zugegriffen werden. Offline kann mit installierten Clients auf den Geräten dafür gesorgt werden (wenn mal keine Verbindung zum Internet besteht) dennoch die Informationen verwenden zu können.
In einer ersten Betrachtung wird somit die Zeit für kopieren oder Mailversand eingespart, denn Informationen liegen simpel an ein und demselben Platz und können dort von den Berechtigten Personen eingesehen werden. Dann kann der Dienst zentral gesichert werden, in sich vielleicht sogar eine Versionierung von unterschiedlichen Ständen derselben Datei vorhalten oder Ähnliches. Damit ist einem Daten-Verlust oder gar einer -Beschädigung weitreichend vorgebeugt.
Jeder Mitarbeiter kann DSVGO konform auf Informationen des Unternehmens zugreifen - ohne direkt mit dem Unternehmen verbunden sein zu müssen. Das birgt weitere Sicherheitsreserven, denn so kann das Unternehmen z.B. über eine VPN-Verbindung des Mitarbeiters, so er diese benutzt, nicht durch Schadsoftware kompromittiert werden. Das senkt Kosten im Bereich der Systemvorsorge. Natürlich sollte der Schutz vor Schadsoftware in der Unternehmung gegeben sein, aber ein Monitoring und dessen Auswertung muss nicht so engmaschig sein, da eine direkte Verbindung zur Unternehmung ja nicht besteht und damit das Bedrohungsszenario deutlich geringer ausfällt.
Das alles ist ein Teil-Auszug vieler Maßnahmen und Möglichkeiten - was schlussendlich zu der Aussage verleitet ...
JA ...
auch für kleine Unternehmen ergeben die diskutierten Lösungen Sinn, wenn diese gut auf die Bedürfnisse abgestimmt sind und somit kostentechnisch nicht ausufern.
Mehr informationen zu den Themen Netzwerke für KMU sind unter https://cicero-point.net/blog zu finden.
Tipps, Tricks sowie interessante Links, die immer wieder aktualisiert werden gibt es unter: https://cicero-point.net/nuetzliches
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