Unternehmen suchen nach Wegen, knappe Kapazitäten besser zu nutzen: Prozesse werden optimiert, neue Tools eingeführt, KI soll entlasten. Und trotzdem geht in Projekten nach wie vor wertvolle Zeit verloren. Ein Aspekt bleibt bei der Suche nach den Ursachen häufig unter dem Radar: der Faktor Mensch.
Zeitverluste werden oft erst sichtbar, wenn sie bereits Geld kosten
Eine Terminabweichung ist sichtbar. Nacharbeit lässt sich beziffern. Zusätzlicher Aufwand schlägt sich irgendwann in den Kosten nieder. Doch was hat dazu geführt?
Häufig beginnt der Zeitverlust lange vorher: Eine Information wurde anders verstanden als gemeint. Eine Entscheidung verzögerte sich, weil an anderer Stelle noch Unklarheiten herrschten. Zuständigkeiten waren formal geregelt, wurden in der Praxis aber nicht entsprechend umgesetzt. Eine Rückfrage löste die nächste aus. Eine Besprechung musste mehrfach wiederholt werden. Fehler oder Missverständnisse führten zu Nacharbeit.
Jeder dieser Vorgänge kostet Zeit. Für sich genommen sind es oft nur wenige Minuten oder Stunden und damit kaum auffällige Größen. Wiederholen sie sich jedoch über Wochen, in verschiedenen Projektphasen und zwischen unterschiedlichen Beteiligten, binden sie erhebliche Kapazität.
Das Problem: Diese Zeitverluste werden selten als Summe sichtbar. Sichtbar werden meist erst ihre Folgen: etwa Verzögerungen, Nacharbeit oder zusätzliche Kosten.
Dass vermeintlich „weiche“ Faktoren wirtschaftlich relevant sind, zeigt der Bericht Pulse of the Profession® 2023 des Project Management Institute (PMI). In einer weltweiten Befragung von knapp 3.500 Projektverantwortlichen identifiziert PMI Kommunikation, Problemlösung, kollaborative Führung und strategisches Denken als zentrale „Power Skills“.
Organisationen, die diesen Fähigkeiten eine hohe Priorität einräumen, erreichten in 72 Prozent ihrer Projekte die Geschäftsziele. Gleichzeitig trat bei ihnen in lediglich 28 Prozent der Projekte eine ungeplante Ausweitung des Projektumfangs auf. Die Ergebnisse weisen damit auf einen Zusammenhang zwischen der Priorisierung von Power Skills und zentralen Projektergebnissen hin.
Das ist ein wichtiger Hinweis: Was häufig als „weicher Faktor“ betrachtet wird, hat messbare Auswirkungen auf Projekte.
Für Unternehmen bedeutet das: Wer nach ungenutzter Kapazität sucht, sollte nicht nur auf Abläufe und Prozesse schauen. Ein Teil davon steckt in den vielen kleinen Reibungsverlusten des Projektalltags, die einzeln kaum auffallen, sich über die Projektlaufzeit und über verschiedene Beteiligte hinweg aber summieren.
Der entscheidende Hebel liegt in den Ursachen
Im Projektalltag fällt zunächst das konkrete Problem auf: Eine Information fehlt, eine Entscheidung steht aus, eine Abstimmung funktioniert nicht oder ein Fehler muss korrigiert werden. Das Naheliegende ist, dieses Problem zu lösen, damit das Projekt weiterlaufen kann.
Damit ist jedoch zunächst nur das akute Problem behoben, nicht unbedingt die Ursache.
Interessant wird es bei der Frage, warum die Information gefehlt hat, weshalb eine Entscheidung nicht rechtzeitig getroffen wurde oder warum bestimmte Abstimmungen immer wieder notwendig werden. Vor allem dann, wenn ähnliche Situationen wiederholt auftreten.
Gerade hier kommt der Faktor Mensch ins Spiel. Projektbeteiligte verfügen über unterschiedliche Informationen und Erfahrungen, bewerten Situationen unterschiedlich, setzen andere Prioritäten oder gehen von Annahmen aus, die dem Gegenüber nicht bekannt sind. Hinzu kommen Erwartungen, Interessen und gewachsene Arbeitsweisen.
Das lässt sich nicht allein durch optimierte Prozesse, neue Tools oder digitale Lösungen beheben. Sie können Abläufe strukturieren, Informationen schneller verfügbar machen und Zuständigkeiten transparent abbilden. Ob Informationen vollständig weitergegeben und richtig verstanden werden, Unklarheiten angesprochen, Entscheidungen tatsächlich getroffen oder Probleme offen kommuniziert werden, entscheidet sich jedoch im Zusammenspiel der Beteiligten.
Technik und Prozesse schaffen den Rahmen. Wie gut dieser Rahmen im Projektalltag funktioniert, hängt wesentlich von den Menschen ab, die darin handeln.
Hier liegt aus meiner Sicht ein oft übersehenes Potenzial für Unternehmen: wiederkehrende Muster zu erkennen. Wo entstehen immer wieder dieselben Abstimmungsschleifen? An welchen Stellen fehlen regelmäßig Informationen? Welche Entscheidungen kosten wiederholt Zeit? Und vor allem: Was steckt dahinter?
Wer diese Ursachen sichtbar macht, setzt nicht beim einzelnen Zeitverlust an, sondern bei den Bedingungen, unter denen er immer wieder entsteht.
Wo liegt die ungenutzte Kapazität in Ihren Projekten?
Bevor Unternehmen über zusätzliche Kapazitäten nachdenken, lohnt ein genauer Blick auf die vorhandenen: Wo wird heute immer wieder Zeit durch dieselben Ursachen gebunden?
Nicht jeder Zeitverlust ist vermeidbar. Projekte sind komplex, Abstimmungen sind notwendig und Unvorhergesehenes gehört dazu. Entscheidend ist herauszufinden, welcher Teil der gebundenen Zeit tatsächlich beeinflussbar ist.
Besonders lohnt der Blick auf die Stellen, an denen aus einzelnen Problemen ein Muster wird. Wenn ähnliche Situationen immer wieder auftreten, spricht vieles dafür, dass nicht das einzelne Problem entscheidend ist, sondern die Ursache dahinter. Solange sie bestehen bleibt, bindet dasselbe Muster immer wieder Zeit und Kapazität.
Liegt deshalb ein Teil der Kapazität, nach der wir suchen, längst im Unternehmen? Nicht als freie Zeit, sondern als Zeit, die heute immer wieder durch vermeidbare Reibungsverluste gebunden wird.
Diese Kapazität lässt sich nicht allein mit einer neuen Software, einem besseren Prozess oder einer zusätzlichen Kennzahl erschließen. Wir müssen verstehen, was im Projektalltag tatsächlich passiert und welche Rolle der Faktor Mensch dabei spielt.
Denn wer Zeitverluste reduzieren will, muss dort hinschauen, wo Zahlen und Prozesse allein keine Antwort mehr geben.
Der Faktor Mensch ist damit kein weiches Nebenthema. Er ist ein wesentlicher Faktor bei einer zentralen unternehmerischen Frage: Wie nutzen wir die Kapazität, die wir bereits haben?
Ein Impuls für Ihr nächstes Projekt
Achten Sie bei Ihrem nächsten Projekt einmal darauf: Wo entstehen immer wieder Zeitverluste? Und welche Muster stecken möglicherweise dahinter?
Ihr Kontakt:
MARION MOSSMANN | Die Zeitverlust-Analystin
Weniger Zeitverlust. Mehr Kapazität fürs Kerngeschäft.
Quelle: Project Management Institute (PMI) (2023): Pulse of the Profession® 2023: Power Skills - Redefining Project Success.