Fördermittel erfolgreich bearbeiten - Teil 8: Die Projektdurchführung

„Genie ist 1% Inspiration und 99% Transpiration.“ Dieser Ausspruch von Thomas Alva Edison, dem Erfinder der elektrischen Glühbirne, trifft auch auf geförderte Projekte zu: So wichtig die Inspiration für den Erfolg von Entwicklungsprojekten ist, erst eine systematische und „schweißtreibende“ Beschäftigung mit der innovativen Idee, im Rahmen der Projektdurchführung, legt das Fundament für den Erfolg.

Förderantrag bewilligt: wie geht es nun weiter?

Wenn die Förderbewilligung eingeht, ist die Freude groß, denn spätestens jetzt können Sie mit der Durchführung des geförderten Projekts beginnen. Zunächst sind meist noch ein paar Formalien zu erledigen, wie zum Beispiel das Absenden einer Eingangsbestätigung.

Dann ist es wichtig, den Bewilligungsbescheid komplett durchzusehen. In der Regel enthält er Auflagen, die einzuhalten sind. So wird angegeben, bis wann die erste und die weiteren Zahlungsanforderungen einzureichen sind, und wann Zwischenberichte vorgelegt werden müssen. Am besten, Sie übertragen diese Termine in Ihren Kalender.

Dann sollte von Beginn an sichergestellt werden, dass alle Kosten und Mitarbeiterleistungen für das Förderprojekt erfasst werden. Hier besteht nach meiner Erfahrung die Gefahr, dass geleistete Stunden nicht vollständig erfasst werden. Ein regelmäßiger Soll-Ist-Vergleich durch einen dafür Beauftragten kann helfen, Planabweichungen und nicht erfasste Zeiten und Kosten zu erkennen.

Das Kick-off-Meeting legt die Basis für den Projekterfolg

Die Förderrichtlinien machen zu Projektmethoden keinerlei Vorgaben. Trotzdem bietet es sich an, bestimmte Maßnahmen durchzuführen, damit das Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann.

Im Rahmen der Projektbeantragung wurden schon wichtige Voraussetzungen für Projekterfolg geschaffen: Eindeutige Zielsetzungen, klare Aufgabenverteilung und Projektplanung sowie ausreichende Ressourcen.

Die Zielsetzungen und Planungsdetails müssen allen Projektmitarbeitenden nahegebracht werden. Das ist eines der Ziele des Kick-off-Meetings, an dem möglichst alle Projektmitarbeitenden teilnehmen sollten. Bei größeren Projekten mit mehreren Projektpartnern sollten die Projektleiter der Teilprojekte am übergeordneten Kick-off-Meeting dabei sein. Für das jeweilige Teilprojekt wird dann ein eigenes Kick-off-Meeting einberufen.

Ziel des Kick-off-Meetings ist nicht nur die Informationsvermittlung zu Zielen und Projektorganisation. Das Meeting soll auch den Grundstein für die Teambildung, für ein gemeinsames Projektverständnis, für die Identifikation mit dem Projekt und für die Schaffung eines „Wir“-Gefühls legen.

In geförderten Projekten arbeiten meist Experten verschiedener Fachgebiete und Organisationen mit unterschiedlichen Kulturen zusammen. Gerade die vielfältigen Kenntnisse und Erfahrungen der Beteiligten sind der Schlüssel zum Erfolg. Unterschiedliche Kulturen können aber auch zu Spannungen innerhalb der Teams führen. Deshalb ist die Schaffung eines „Wir“-Gefühls ein wichtiger Faktor für den Projekterfolg.

Was ist bei Förderprojekten noch zu beachten?

Förderprojekte haben eine Laufzeit zwischen einem und drei Jahren. Da kann es vorkommen, dass sich gegenüber der Planung wesentliche Änderungen ergeben. Diese müssen den Projektträgern, die für die administrative Verwaltung von Förderprojekten zuständig sind, mitgeteilt werden.

Ein häufiger Fall ist der, dass ein Projektmitarbeiter ausfällt und ersetzt werden muss, sei es durch Krankheit, Kündigung oder durch einen anderweitigen Einsatz im Unternehmen. In solchen Fällen sind die Änderungen zu begründen und an den Projektträger zu melden.

Für geförderte Projekte sind Zwischenberichte, meist im Abstand von sechs oder 12 Monaten, zu erstellen. In der Antragsphase wird eine detaillierte Planung der Arbeitspakete und der daran beteiligten Mitarbeiter durchgeführt. Wenn ein Arbeitspaket oder ein Unterpunkt davon abgeschlossen wurde, sollte man kurz festhalten,

ob und welche Probleme dabei aufgetreten sind
ob und welche Zeitabweichungen es gegeben hat
ob und welche Kostenabweichungen zu verzeichnen waren
welche Erkenntnisse man dabei gewonnen hat

Mit diesen Notizen sind wichtige Projektergebnisse festgehalten. So können Projektpartner und andere Projektmitarbeiter beim nächsten Meeting auf den aktuellen Stand gebracht werden, falls dies nicht ohnehin im Rahmen agiler Projektmanagement-Methoden schon erfolgt ist. Auch die Zwischenberichte für den Projektträger sind dann sehr schnell erstellt.

Den Stand der Projektarbeiten aktuell visualisieren

Immer mehr Unternehmen wenden agile Projektmanagement-Methoden wie zum Beispiel Scrum an. Den Unternehmen, die noch nicht mit agilen Methoden arbeiten, empfehle ich dennoch, drei Grundprinzipien agilen Projektmanagements anzuwenden:

Selbstorganisation der Projektteams
Fokussierung auf maximal zwei Aufgaben pro Zeitfenster und Mitarbeiter
Regelmäßige Kommunikation durch Meetings z.B. an festgelegten Zeiten

Das ist an sich sehr einfach. Als Grundlage dazu kann eine Kanban-Tafel mit vier Spalten im Projektraum dienen, auf die jeder Projektmitarbeiter Zugriff hat. Im Prinzip kann der Projektraum auch virtuell eingerichtet werden.

Kanban-Tafel

Mit Post-it-Karten unterschiedlicher Farben können unterschiedliche Aufgabenbereiche, Teams usw. unterschieden werden. Die ersten beiden Spalten werden vom Projektleiter „gefüttert“. Dazu muss er die großen Aufgabenbereiche aus der Projektplanung in Einzelaufgaben aufteilen und diese auf Post-it-Karten eintragen lassen.

In die linke Spalte der Kanban-Tafel („wartend“) werden die Aufgaben geheftet, die erst begonnen werden können, wenn bestimmte Aufgaben anderer Teams oder Mitarbeiter erledigt sind. Die zweite Spalte enthält Aufgaben, die zur Erledigung anstehen, und aus denen die Projektmitarbeiter wählen können, indem Sie den betreffenden Notizzettel in die dritte Spalte heften und ihren Namen und Datum auf dem Zettel vermerken. Ist eine Aufgabe dann erledigt, so wird der entsprechende Zettel aus der dritten Spalte genommen, mit Erledigungsdatum versehen und in die vierte Spalte geheftet. So hat jeder Mitarbeiter stets einen Überblick zum aktuellen Stand der Projektbearbeitung und Aufgabenerledigung.

In regelmäßigen Meetings berichtet dann jeder Projektmitarbeiter darüber, an welchen Themen er gearbeitet hat, welche Probleme und Erkenntnisse sich ergeben haben und ob bzw. welche Unterstützung für die weitere Bearbeitung benötigt wird. Es ist dann Aufgabe des Projektleiters, für die benötigte Unterstützung zu sorgen, damit sein Team gut vorankommt.

Und nicht vergessen: