Effizienzsteigerung in Handwerk und Mittelstand … Gute Vorsätze 2018

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Vortrag und Seminar zu Kollaboration im Business

Wenn man heute fragen würde, was 2017 bei der Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg am meisten störte, bekäme man wahrscheinlich folgende bitterklingende Antwort: „Fortwährend klingelte das Telefon und dann die endlose Suche nach Informationen in den E-Mails!“. Der gute Vorsatz heißt also: „Mit dem neuen Jahr muss das besser werden!“. Doch was ist zutun, damit es auch gelingen wird?

Die zukunftssichernde Lösung: Umstellen auf e-Kollaboration als Basis auftragsbezogener Zusammenarbeit

Beim Betrachten der alltäglichen Belastung und der Geschäftsprozesse wird jedem schnell klar: eine Lösung muss von aussen kommen. Das Auftragsmanagement sollte personenunabhängig sein und nur eine Software benötigen. Der Berliner VBU Berater Ralf Hasford fasst das so zusammen: „Die Lösung heißt Umstellen auf e-Kollaboration. Mit einer e-Kollaborationssoftware kann die Zusammenarbeit personengenau und unternehmensübergreifend realisiert werden. Sie ist das Mittel der Wahl, um sich vor der alltäglichen E-Mail Flut zu retten und, vielmehr noch, alle Prozesse der Beschaffung, Beauftragung und des Auftragsmanagements stringent zu steuern und nachhaltig abzubilden.“

Analyse: Wie viele Arbeitsschritte hat ein Kundenauftrag

Betrachtet man heute das Unternehmen, so fallen viele notwendige Schritte der Kommunikation und Steuerung an. Diese unterteilen sich in Auftragsannahme, interne und externe Abstimmung, Entscheidungsfindung, Kostenfreigabe, Materialbeschaffung mit ggf. externer Beauftragung, Abrechnung und Erfolgskontrolle sowie Kundeninformation. Noch benötigt man dafür unterschiedliche Computerprogramme. Mitunter bleiben dabei sogar Informationen bei einzelnen Akteuren "hängen", ohne dass diese schriftlich erfasst und weitergegeben werden. Spätestens bei Abrechnung, bei Kundennachfragen oder einer späteren Wiederholung einer gleichen Arbeitsaufgabe entstehen Schwierigkeiten oder zumindest zusätzlicher Aufwand. Effizienz geht anders!

So betrachtet, ist jetzt die richtige Zeit für eine Änderung erreicht. Blickt man mit etwas Abstand auf das Geschehen, dann wird man feststellen, effiziente Arbeit ist immer dann erforderlich, wenn Werte erfolgsorientiert erschaffen oder erhalten werden sollen. Die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern oder Lieferanten erweitert dabei die eigenen Optionen. Anders gesagt geht es im Business – Handwerk, Mittelstand und Industrie eingeschlossen – immer darum, gewinnorientiert Kundenwünsche zu verstehen sowie diese schnell und kostengünstig zu erfüllen. Diese Arbeit ist also eine Verbindung aus auftragsbezogener Kommunikation und Interaktion mit anderen. Doch um erfolgreiche Zusammenarbeit zu organisieren, bedarf es Absprachen, Datenaustausch und Verträge. Das wird heute mittels eines Mixes aus Office-Dateien, Branchensoftware, ERP-System, Telefon, E-Mail und eventuell sogar noch Fax erledigt. Wer käme dabei auf die Idee, den Vorgang als „eindeutig, zielgenau und verlässlich“ zu beschreiben? Wohl niemand.

Auftragsbasiert: Konversation führen und gezielt Informationen austauschen

Die Aufgabe ist es nun, mit dem richtigen Tool und der richtigen Arbeitsweise, einen durchgängigen Prozess aufzubauen. Hierbei sollte gleichzeitig ein Überblick entstehen zum Stand der Arbeit, daran beteiligter Personen sowie Unternehmen, erfolgter Daten- und Informationsweitergabe sowie zum Ablauf des Gesamtprozesses. Dazu kann ein e-Kollaborationstool eingesetzt werden. Hier findet man Auskunft zu allen zuvor aufgeführten Punkten und kann darüber hinaus auch die schriftliche Kommunikation und das Zustellen von Informationen zeitlich nachverfolgen. Keine Information geht verloren oder bleibt im SPAM Filter hängen. Der gesamte Vorgang wird zusammenhängend abgelegt.

Das Maximum an Transparenz und Wiederauffinden ist erreicht. Das bedeutet, mit nur einer Software wird der gesamte Prozess der Zusammenarbeit unterstützt. Das bietet Unternehmen die Chance, Effizienzsteigerung bei Arbeitsplanung, Durchführung, Abrechnung und im Auftragsmanagement zu erzielen. Und die wunderbare Nebenwirkung, die mit dem Einsatz der Kollaborations-Software erzielt wird, nämlich dass  die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Unternehmens nicht in der alltäglichen Email Flut ertrinken.

Umstellung: neue Software & neue Arbeitsweise

Kollaborieren statt Kollabieren“ kann also die Antwort heißen, wenn man das neue Jahr mit solch guten Vorsätzen betritt. Der Einstieg ist einfacher als man es denkt. Software installieren und loslegen … Doch halt, das könnte dann zu einer schnellen Frustration führen, denn die größte Umstellung muss im Kopf des Mitarbeiters und der Mitarbeiterin erfolgen. Hier heißt es zu lernen, wie Aufträge nachhaltig benannt werden, was es bedeutet, Informationen mit anderen zu teilen und natürlich die vielen Möglichkeiten preiswerter Software zu entdecken und richtig einzusetzen. Wer dazu im Unternehmen nicht bereit ist, weil man sich durch das Horten von Informationen unentbehrlich machen wollte, ist für das neue Jahr und die neue Arbeitsweise noch nicht bereit. Hier gibt es allerdings einen Lichtblick …

Beratung & Seminar: Softwareauswahl, Schulung und Begleitung der Einführung und Arbeit

Beratung und Coaching im Unternehmen sind das richtige Angebot für alle, die jetzt hellhörig geworden sind. Denn das gegenwärtige Angebot von entsprechender Software ist unübersichtlich und nur lückenhaft auffindbar. Bekannte Anbieter von Officesoftware halten dabei nicht unbedingt das beste und schon garnicht das günstigste Angebot für Handwerk und Mittelstand bereit. Daher rechnet sich eine Beratung sehr schnell. Sie beginnt bei Berater Hasford mit einem Gespräch zur Aufgabenstellung. Dem schließt sich eine Beratung bei der Softwareauswahl an. In Folge ist sein Kollaborationsseminar dann das am besten geeignete Mittel, um das notwendige Wissen ins Unternehmen zu tragen, auf Vorurteile einzugehen und Unsicherheiten abzubauen. Hier haben alle Mitarbeiter die Chance, umfassendes Wissen zu erwerben und den schnellen Einstieg zu trainieren.

Als Business Moderator und Berater vereint Hasford den Überblick über den Software-Markt, die Erfahrung aus Workshops zur Softwareeinführung und Begleitung der alltäglichen Arbeit. Für eventuell notwendige Anpassungen verfügt er über Kontakte zu Software-Anbietern und IT-Service. Er unterstützt aktiv bei Formular- und Prozessgestaltung, berät zu Fragen der Datenschutzgrundverordnung und optimiert Arbeitsstrategien. Der Umstieg auf kollaboratives Arbeiten heißt für ihn, immer auf die konkrete Situation und die Wünsche des Kunden einzugehen und dabei Dienstleistung auf Umfeld und Sprache des Kunden abzustimmen.

Ralf Hasford | 
Partner im VBU
Business Moderator und Berater 
des Berliner Experten-Team | Fels oder Brandung

 Berliner Experten-Team | Fels oder Brandung

Interdisziplinäres Berliner Experten-Team mit Schwerpunkt Zukunftssicherung im Mittelstand und in Familienunternehmen.
Fokus: Konfliktlösung, Marketing, Changemanagement, digitaler Wandel sowie Akquise und Sales.
Claudia Blume / Ralf Hasford / Frank Schach / Heinrich Scheuerlein
+49 30 2028 6609 
| +49 179 146 0316

Komplexität im Business beherrschen
Ältere Mitarbeiter: Fit für digitalisierte Prozess...
 

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